准入过程中的跨部门合作
准入过程中的跨部门合作
在医药产品准入过程中，跨部门合作是实现高效准入的关键。本文档将系统介绍准入过程中跨部门合作的重要性、信息共享的沟通方式及合力推进要点，帮助准入团队建立协同工作机制。
1 从准入流程看跨部门合作重要性
准入流程涉及多个部门和角色，各司其职的同时需要紧密协作，才能确保产品成功列名。
1.1 准入流程中的关键角色与职责
| 部门/角色 | 主要职责 | 合作重点 |
|---|---|---|
| KA团队 | 负责准入全过程 • 了解药事会时间、规则、成员等 • 跟进药事会进展 • 向关键决策者传递产品信息 |
与销售团队协同获取临床提单 与商务团队共同拜访药学部 |
| 销售团队 | • 负责产品销售 • 获得临床核心科室主任的有效提单 • 争取第一顺位 • 获取药事会投票支持 |
提供一线临床反馈 协助KA进行关键客户拜访 |
| 商务团队 | • 协同KA了解药事会信息 • 共同拜访关键客户 • 完成采购流程 • 确保HIS系统对接 |
提供商业渠道支持 协助解决采购流程问题 |
| 医学/市场部 | • 准备专业拜访资料 • 整理产品疗效/安全性/竞品差异数据 • 协同拜访关键客户 |
提供专业医学支持 准备差异化竞争材料 |
1.2 跨部门合作的核心原则
准入过程成功公式：
职责清晰 + 信息共享 + 合力推进 = 1+1>2的协同效应
- 职责清晰：明确各部门在准入过程中的具体职责和目标
- 信息共享：确保所有相关部门获取及时、准确的准入进展信息
- 合力推进：在职责基础上，通过资源整合和敏捷互补实现协同效应
2 准入过程信息共享的沟通方式及要点
信息共享是跨部门合作的基础，需要建立多渠道、标准化的沟通机制。
2.1 信息共享的三个层次
-
单家医院准入团队内部信息共享
- 目的：及时共享药事会进展，发现机会及挑战，共同解决问题
- 频率：按需及时沟通 -
公司内部跨部门信息共享
- 目的：确保各部门对产品准入进程保持一致理解
- 频率：定期按需沟通 -
公司管理层信息共享
- 目的：确保从上至下清晰化产品准入进程，保持在一个频道
- 价值：在遇到问题时能更快拿出协同应对方案，避免互相推责
2.2 三种沟通方式及其应用场景
| 沟通方式 | 应用场景 | 优势 | 注意事项 |
|---|---|---|---|
| 邮件沟通 | • 药事会重要节点信息共享 • 确保重要合作伙伴及业务部门领导对信息保持一致理解 |
• 形成书面记录 • 便于追溯和查阅 • 适合正式信息传递 |
• 需要闭环沟通 • 时间留出提前量 • 避免紧急邮件 |
| 面对面沟通 | • 具体讨论医院准入机会和挑战 • 制定行动计划 • 了解科室对竞品态度 • 明确分工 |
• 深度交流 • 及时反馈 • 便于复杂问题讨论 |
• 需提前准备议程 • 明确会议目标 • 形成会议纪要 |
| 微信沟通 | • 行动过程中的实时信息共享 • 紧急情况快速响应 |
• 信息及时 • 沟通便捷 • 适合日常跟进 |
• 不能替代邮件和面对面沟通 • 重要信息仍需邮件确认 |
2.3 标准化闭环邮件沟通模板
药事会准入过程需要建立标准化的邮件沟通机制，确保信息传递的完整性和一致性。
2.3.1 药事会预告邮件
主题：【药事会预告】XX医院
收件人：DM，RSM
抄送人：Sales head，MKT，KAD，KA-MKT
【1】预期药事会时间：
【2】预判药事会性质：
✓ 新药会议/是否讨论抗生素/是否讨论自费药
✓ 是否国谈/是否VBP产品/是否基药
✓ 抗生素小会/替换在院产品会议
【3】该医院目标列名点：
| 产品 | 分级 | 近半年临采情况 | 是否完成提单 | 临床提单科室 |
|------|------|--------------|------------|------------|
| TOP | 常规临采 | 已提单 | 呼吸科 |
| Next | 无临采 | 已约单 | 肿瘤科 |
| TOP | 曾临采过1次2瓶 | 无提单 | 消化科 |
【4】重要跟进事项：
例如提单，药事会成员拜访等等
2.3.2 药事会通知邮件
主题：【药事会通知】XX医院
【1】计划药事会时间：
【2】更新药事会性质：
✓ 新药会议/是否讨论抗生素/是否讨论自费药/是否国谈/是否VBP/是否基药
✓ 抗生素小会/替换在院产品会议
【3】更新各产品提单信息：
| 产品 | 分级 | 近半年临采情况 | 是否完成提单 | 临床提单科室 |
|------|------|--------------|------------|------------|
| TOP | 常规临采 | 已提单 | 呼吸科 |
| Next | 无临采 | 已提单 | 肿瘤科 |
| TOP | 临采过3次 | 无提单 | 消化科 |
【4】抗生素产品：
| 产品 | 院内碳青霉烯品规数/深部真菌品种数 | 本次计划新增/替换/备案 | 难点 |
|------|----------------------------------|-------------------|------|
| XX | 5/3 | 新增 | 替代难度高 |
【5】预估药事会方案：
✓ 筛单规则/上会规则/抗生素小组规则
✓ 药事会产品介绍规则
✓ 大药事会投票规则/过票规则
【6】药事会成员线下沟通：
【7】重要跟进事项：
例如提单，药事会成员拜访等等
2.3.3 药事会跟进邮件
主题：【药事会跟进】XX医院
【1】药事会时间：暂定2020年5月6日下午召开新药药事会
【2】提单情况：
| 产品 | 分级 | 近半年临采情况 | 提单科室 | 顺位排序 |
|------|------|--------------|---------|---------|
| TOP | 常规临采 | 呼吸科 | 1 |
| Next | 无临采 | 肿瘤科 | 4 |
【3】抗生素小组成员/药事会成员拜访情况：
| 成员/科室 | KA/销售拜访反馈客户观点 | KA协同拜访反馈 | 建议下一步行动 |
|----------|------------------------|--------------|--------------|
| 药学部 | 对价格有顾虑 | 需提供更多临床数据 | 安排医学部专家支持 |
| 感染科 | 倾向使用原研产品 | 需强化循证医学证据 | 准备真实世界研究数据 |
【4】双方下一步行动事宜-抗生素产品必须说明：
【5】重要跟进事项：
例如提单，药事会成员拜访等等
2.3.4 药事会结果邮件
主题：【药事会结果】XX医院
【1】本次药事会性质：
【2】本次药事会分析：
- 公司总上会品种：X个
- 公司过会品种：X个
- 过会核心竞品：X个
- 公司未过会品种：X个
- 未过会原因：
1. 价格因素
2. 临床证据不足
3. 竞品优势明显
【3】执行结果：
XX产品XX品规于XX月/日采购XX盒，开放：住院/门诊/特需/高干/急诊/某专病科室使用
【4】感谢销售团队合作：
3 准入过程的合力推进要点
3.1 合力推进的三个维度
3.1.1 人力资源的合力
- 职责清晰：各司其职，达成各自负责的目标
- 优势互补：发挥各部门专业特长，形成互补优势
- 协同作战：在关键节点共同行动，如KA协同销售临床拜访
3.1.2 资源资源的合力
- 会议资源：整合各类学术会议、科室会议资源
- 专家资源：医学专家、临床专家资源的共享与协同
- 信息资源：市场情报、竞品信息、政策解读的共享
3.1.3 敏捷互补的合力
- 跨部门支援：在特殊情况下，合力达成非职责范围的目标
- 例如：KA协同销售临床拜访，获得提单
- 例如：商务借助其优势获得药事会准确信息
- 快速响应：面对突发情况，各部门能够快速协同应对
3.2 合力推进的实施步骤
- 明确目标：设定清晰的准入目标和时间节点
- 分工协作：根据各部门优势进行合理分工
- 定期沟通：建立定期沟通机制，确保信息同步
- 资源整合：整合各部门资源，形成合力
- 问题解决：共同面对和解决准入过程中的挑战
- 结果复盘：准入结束后进行复盘，总结经验教训
3.3 合力推进的常见挑战与应对
| 挑战 | 应对策略 |
|---|---|
| 部门间信息不对称 | 建立标准化信息共享机制，定期同步进展 |
| 职责边界不清 | 明确各部门职责边界，建立协作流程 |
| 资源分配冲突 | 建立资源优先级评估机制，确保关键资源投入 |
| 沟通效率低下 | 优化沟通渠道，明确沟通频率和方式 |
| 目标不一致 | 统一准入目标，建立共同KPI考核机制 |
4 跨部门合作最佳实践
4.1 建立准入协作团队
- 核心团队：KA、销售、商务、医学/市场代表
- 扩展团队：根据产品特性，可引入市场研究、政府事务等角色
- 团队负责人：明确团队负责人，协调各方资源
4.2 制定协作流程
graph TD
A[准入目标设定] --> B[部门职责分工]
B --> C[信息共享机制]
C --> D[定期沟通会议]
D --> E[资源整合与分配]
E --> F[行动执行与反馈]
F --> G[问题解决与调整]
G --> H[结果评估与复盘]
4.3 建立协作激励机制
- 设立跨部门协作KPI，鼓励团队协作
- 建立准入成功共享机制，激励各部门共同参与
- 定期评选最佳协作团队，树立标杆
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